手帳って必要? タスク管理ツール TaskChute2を使い始めて、手帳の使用頻度が激減している件

12月は手帳の季節。毎年どんな手帳を買うか、書店で迷うんです。

でも、今年はちょっと違う。そもそも、手帳って必要?と感じている。

なぜなら、今年の2月からタスク管理ツールのTaskChute2を使い始めて、手帳の使用頻度が激減しているからです。

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タスク管理ツール・TaskChute2

TaskChute2を使用すると、手帳の使用頻度が激減している!

手帳に何を書いていたのか

今年の手帳を見返してみると、4月頃から手帳に書いた痕跡が減ってきている。これは、TaskChute2を使い慣れてきた頃に合致しています。

手帳に書いていたものは、大まかにこんな感じ。

  • To do
  • スケジュール(会議や仕事の締切など)
  • メモ(気づき、上司の言葉など)

それが今は、TaskChute2でTo do管理しているので、手帳には大まかなスケジュールとメモのみとなっている。

TaskChute2の良いところ

TaskChute2はエクセルのプログラムです。ぼくのようなデスクワークをしている人は、タスク管理がしやすいツールです。

  • タスク(To do)を打ち込み、実行する日付を入力すれば簡単にTo doリストになる
  • 各タスクに「見積時間」を入力するので、一日に要する処理時間が自動的に計算される
  • ルーティンは、リピート機能があるので何度も入力する必要がなくなる

特に重宝しているのは3つめです。例えば、毎週月曜日に週報を書かなければいけない場合、手帳ならば毎週月曜日の欄に「週報を書く」と書かなければいけません。面倒くさいし、書き忘れるとタスクの実行漏れにつながります。

TaskChute2でこのタスクを登録し、「リピートタスク」にしておけば、毎週月曜日に自動的にリスト化されているのです。絶対に忘れないですね。

TaskChute2を使ってからの変化

To do実行の抜け漏れが激減しました。「手帳を開いて書く」という行為よりも、「PCに入力する」ほうが時間短縮になるので、細々としたタスクも面倒くさがらずに入力するようになりました。

また、入力するタスク自体がより細分化されました。手書きだと、どうしても書くスペースがら足りずに省略せざるを得ない場合がありますが、TaskChute2はエクセルなので、その心配は不要です。

手帳との使い分けを考える

じゃあ手帳はどうするのか?さすがに買わないという選択はまだ取れません。今回は、陰山手帳を購入しました。

ただし、手帳(アナログ)と、TaskChute2(デジタル)の使い分けが進んでいくでしょう。

手帳に書くことは、

  • スケジュール
  • メモ

となります。月間スケジュール欄に大まかなスケジュールを書いて、仕事の流れを俯瞰します。

また、メモはスピードが大事なのでアナログで。思いついたこと、会議の発言などをサッと書けるのはアナログじゃないとできませんよね。

そうなると、今はA5サイズの手帳を使っているけれど、もっとコンパクトにしても良いのかもしれないなぁ。

まとめ

TaskChute2を使い始めて、ぼくの仕事のやり方は確かに変わった。 スルスルと、引っかかることなく仕事を進められるようになっている。

今、興味があるのはプライベートのタスク管理をどうするか。iPhoneのタスク管理ツール、「たすくま」を使いこなせるようになりたいですね。

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